Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (II)

2. Subsistem Output

a) Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi rencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.

b) Subsistem Perekrutan, perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

c) Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar. Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.

d) Subsistem Kompensasi, Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.

e) Subsistem Tunjangan, Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”, yang dinamakan cafetaria style benefit plans.

f) Subsistem Pelaporan Lingkungan, berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

D. Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

E. Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia oleh Manajer

       Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output,  seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.