Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (I)

C. Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

    Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health  Administration), dan AAP (Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.

   Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.

  Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

1. Subsistem Input

    Sistem Informasi Akuntansi

    Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen dara personil dan data akuntansi 

a. Elemen data personil, relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Elemen 
    data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui 
    selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan
    untuk pegawai yang pensiun.

b. Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis 
    dibandingkan data personil.

1) Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

     Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

 a) Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam 
      perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

 b) Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
      menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang 
      diperlukan.

 c) Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai
     untuk berbagai alasan.

2) Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia

           Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

 a) Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, 
     yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas 
     serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para 
     pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan 
     perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

 b) Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang 
      menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan 
      rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam 
      skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan 
      pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

 c) Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan 
     informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

 d) Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber
      pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik 
      personalia pesaing,dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi 
      untuk direkrut.

3) Database HRIS

    HRIS ??? HRIS (Human Resource Information System) atau juga bisa kita sebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.

 a) ISI DATABASE, Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya 
     pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan.
     Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa 
     cara

 b) Data pegawai, Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan 
      dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang 
      menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang 
      disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

 c) Data non pegawai, Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai 
     dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang
     menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, 
     akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.

4) LOKASI DATABASE HRIS :

      Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

5) PEMASUKAN DATA :

           Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.