Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (II)

2. Subsistem Output

a) Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja, Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi rencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.

b) Subsistem Perekrutan, perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.

c) Subsistem Manajemen Angkatan Kerja, Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar. Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.

d) Subsistem Kompensasi, Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.

e) Subsistem Tunjangan, Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”, yang dinamakan cafetaria style benefit plans.

f) Subsistem Pelaporan Lingkungan, berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

D. Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

E. Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia oleh Manajer

       Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output,  seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (I)

C. Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

    Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health  Administration), dan AAP (Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.

   Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.

  Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

1. Subsistem Input

    Sistem Informasi Akuntansi

    Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen dara personil dan data akuntansi 

a. Elemen data personil, relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Elemen 
    data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui 
    selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan
    untuk pegawai yang pensiun.

b. Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis 
    dibandingkan data personil.

1) Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

     Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :

 a) Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam 
      perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.

 b) Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk
      menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang 
      diperlukan.

 c) Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai
     untuk berbagai alasan.

2) Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia

           Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

 a) Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, 
     yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas 
     serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para 
     pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan 
     perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

 b) Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang 
      menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan 
      rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam 
      skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan 
      pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

 c) Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan 
     informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.

 d) Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber
      pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik 
      personalia pesaing,dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi 
      untuk direkrut.

3) Database HRIS

    HRIS ??? HRIS (Human Resource Information System) atau juga bisa kita sebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.

 a) ISI DATABASE, Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya 
     pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan.
     Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa 
     cara

 b) Data pegawai, Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan 
      dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang 
      menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang 
      disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.

 c) Data non pegawai, Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai 
     dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang
     menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, 
     akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.

4) LOKASI DATABASE HRIS :

      Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.

5) PEMASUKAN DATA :

           Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

A. Fungsi Sumber Daya Manusia

          Sumber Daya Manusia ( SDM ) dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam suatu are fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI.

B. Kegiatan Utama SDM

       SDM melaksanakan empat kegiatan utama, yaitu :

           1. Perekrutan dan penerimaan

                        SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan iklan 
               lowongan pekerjaan dikoran memberitahukan posisi yang diminta agen
               swasta meupun pemerintah melakukan wawancara pemilihan dikampus dan 
               fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai 

           2. Pendidikan dan pelatihan
                       Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program 
               pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan 
               dan keahlian kerja pegawai.

           3. Manajemen data

                       SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan 
               memprosesnya untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

           4. Penghentian dan administrasi tunjangan

                      Selama seorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket 
                tunjangan seperti rumah sakit, asuransi, dan pembagian keuntungan yang 
                semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM 
                memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara
                keluar.

Sumber: http://zetzu.blogspot.com/2010/10/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

Sentralisasi dan Desentralisasi Pengolahan Data

           Sistem informasi adalah Kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmatik, data dan teknologi.

              Menurut Alter , Sistem informasi juga meerupakan suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, tranmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan informasi).

A. Sistem Informasi Sentralisasi ( SI Terpusat)

         Sistem informasi sentralisasi (SI Terpusat) merupakan sistem yang menetapkan data informasi terpusat yang umumnya bersifat tetutup untuk umum dan distribusi terpusat, memiliki mainframe sebagai sumber basis data dan intranet. Karakteristik utama pendekatan terpusat adalah termasuk kontrol,efisiensi dan ekonomi misalnya sebuah sistem pengarsipan terpusat dimana catatan untuk beberapa orang dan unit yang terletak di salah satu lokasi pusat dan umumnya dibawah kendali orang staf catatan atau dalamkasus besar sistem pengarsipan terpusat

    1. Keuntungannya :

          a. Tanggung jawab dengan mudah ditempatkan
          b. Efektif  penggunaan peralatan, perlengkapan dan ruang
          c. Semua data terkait disimpan bersama-sama
          d. Memberikan kontrol terpusat menggunakan teknologi
          e. Mengurangi duplikasi dan peningkatan keamanan
          f. Informasi bergerak cepat, terutama dalam keadaan darurat.
          g. Duplikasi fungsi dan fasilitas yang diminimalkan 
              pada gilirannya mengurangi biaya.

    2. Kekurangannya :

          a. Dapat mengakibatkan peningkatan sistem pengarsipan pribadi
          b. Membutuhkan waktu extra.
          c. Pengembangan sistem dan arus informasi yang cepat.
          d. Biaya Pengembangan yang rendah.
          e. Keberhasilan organisasi tergantung pada kompetensi
              eksekutif yang mungkin cukup beresiko.

B. Sistem Informasi Desentralisasi (SI Terdistribusi)

       Merupakan pemrosesan dilakukan dimasing-masing pengguna yang dibagi menjadi dua yaitu peer to peer dan sistem terdistribusi. Penempatan data atau informasi dan aplikasi yang digunakan untuk memperoleh informasi diletakkan secara tersebar kerena desentralisasi ini merupakan kebalikan dari sentralisasi.

    1. Keuntungannya :

           a. Desentralisasi mengurangi beban kerja eksekutif
           b. Pengambilan keputusan lebih cepat
           c. Meningkatkan biaya administrasi dari setiap divisi / departemen.
           d. Tidak memerlukan "extra" ruang yang diperlukan untuk file terpusat
  
   2. Kekurangannya :

          a. Harus ada fasilitas fisik dan personil terlatih dari setiap 
              divisi/departemen.
          b. Kurangnya keseragaman dan prosedur konsisten sebagai departemen.
          c. Kurangnya penganalisisan serta pengontrolan informasi.
          d. Kurangnya keseragaman atau konsistensi

           

Hubungan Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) (I)

A. SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI (SPT)

               

       Sistem pemrosesan transaksi berasal dari istilah transaction processing system (TPS) adalah bentuk sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data, memproses data, dan menghasilkan informasi baku dan selalu dimiliki oleh entitas (perusahaan, organisasi, instansi pemerintah).

       Dibandingkan dengan sitem informasi yang lain SPT memeang lebih dibutuhkan perusahaan karena berfungsi merekam semua aktiva yang aada didalam perusahaan dan berbagai kejadian yang ada didalamnya. SPT dapat diselenggarakan secara manual dan komputerisasi. namun dalam era sekarang ini tidak mungkin sebuah perusahaan tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. bila dijalankan dengan baik maka SPT akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.

1. Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi)

    a) SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. data yang dicatat meliputi data 
        induk dan data transaksi. data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri
        sendiri, misalnya data pegawai, data barang dagangan dan data pelanggan. data 
        transaksi adalah data yang digunakan untuk mencatat transaksi.

    b) SPT digunakan oleh para pemakai akhir (end user), misalnya: kasir, tellet bank 
        dan resepsionis hotel

    c) SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atau standat tidak 
        mengandung banyak variasi. contoh: kasir hanya menyediakan nota penjualan 
        yang terdiri dari secarik kertas, begitu juga dengan informasi yang dihasilkan jika 
        kita menggunakan mesin ATM.

    d) SPT diperlukan hampir setiap hari, karena dalam suatu perusahaan transaksi 
        selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

    e) SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur, keputusan yang 
        terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas 
        dan jalan keluar juga jelas. contonya: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank 
        melalui ATM, pencatatan tagihan telpon dsb.

     f) SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari 
         komputer, mesin ATM, telpon dan perangkat lain yang dalam masa depan akan 
         semakin bervariasi.

2. Model SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi)

    Model sistem informasi adalah sebagai berikut :

       a) Perangkat input dapat terdiri dari berbagai alat, meliputi komputer, palmtop
           (PDA, semua jenis telpon dan facsimile).

       b) Perangkat pemrosesan terdiri dari proggram komputer (yang biasanya 
           dipasang dalam mesin ATM, komputer atau perangkat sejenisnya).

       c) Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor (dapat menampilkan
           gambar dan tulisan), speaker (menampilakn suara atau pesan), atau printer 
           (mecetak informasi yang perli disimpan dalam jangka waktu lebih lama).

  Berbagai bentuk dokumen yang digunakan untuk menyampaikan berbagai informasi pada menajemen dari pihak yang memerlukan informasi yang berbeda-beda, sehingga harus diberi informasi yang sesuai

3. Tujuan SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi)

       a) Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. tidak hanya transaksi 
           jual beli, tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual
           barang dagangan.

       b) Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan
           tepat waktu.

       c) Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. contoh : perusahaan 
           pengiriman barang dapat memberikan informasi bagi para pelanggannya, 
           perjalanan barang yang dikirimnya. informasi dapat diakses melalui internet 
           atau sms.